Ogólne warunki zamówienia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2022

OGÓLNE WARUNKI ZAMÓWIENIA USŁUG AMAGE24

Niniejszy dokument określa zasady, na jakich AMAGE Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (Wykonawca) świadczy na rzecz swojego klienta (Zamawiającego) usługi związane z udostępnieniem i zapewnieniem możliwości korzystania z Usług AMAGE, uzupełniając jednocześnie treść zawieranej przez Zamawiającego z Wykonawcą Umowy i stanowiąc jej integralną część. Zamawiający i Wykonawca nazywani są w Umowie łącznie Stronami lub każdy z osobna Stroną.

§ 1. Definicje

W niniejszych Ogólnych Warunkach Zamówienia Usług AMAGE (OWZ) terminom pisanym wielkimi literami nadano następujące znaczenia:

Umowa – umowa zawarta pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, składająca się z niniejszych Ogólnych Warunków Zamówienia Usług AMAGE.

Usługi AMAGE24 – usługi oferowane przez Wykonawcę na podstawie Umowy, w ramach których Zamawiający uzyskuje, w czasie trwania Subskrypcji i w zakresie wskazanym w Licencji, prawo do użytkowania Oprogramowania, usługi aktualizacji i zdalnego wsparcia technicznego dla Oprogramowania, świadczone Zamawiającemu odpłatnie przez Wykonawcę w ramach opłaty abonamentowej. W ramach Usług AMAGE24 Wykonawca nie zapewnia żadnego oprogramowania podmiotów trzecich, w tym także tego niezbędnego dla korzystania z Oprogramowania.

Oprogramowanie – system komputerowy „AMAGE24” w wersji SaaS (Software as a Service), użytkowany przez Zamawiającego na warunkach określonych w Umowie. Zakres funkcjonalności Oprogramowania objęty Umową jest określony w Dokumentacji Technicznej.

Subskrypcja – mechanizm uzyskiwania czasowego, odnawialnego na życzenie Zamawiającego, prawa do korzystania z Usług AMAGE poprzez wykupywanie płatnego abonamentu, mający zastosowanie w Umowie.

Minimalny Okres Subskrypcji – przedstawiony w Ofercie minimalny okres, w którym Zamawiający zobowiązany jest do wnoszenia Opłaty Abonamentowej i przed upływem którego nie może wypowiedzieć Umowy w zakresie Subskrypcji.

Opłata Abonamentowa – opłata za świadczenie Usług AMAGE24, określona na Stronie Internetowej, wnoszona cyklicznie w czasie trwania Subskrypcji, w terminach określonych w Ofercie.

Dni Robocze – dni tygodnia od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Dokumentacja Techniczna – wszelkiego typu dokumenty drukowane i elektroniczne udostępniane Zamawiającemu przez Wykonawcę, a dotyczące funkcjonalności Oprogramowania, warunków technicznych jego instalowania, charakterystyki wymaganego środowiska informatycznego, wymogów sprzętowych i tym podobnych.

Wdrożenie – część Usług AMAGE24, realizowana przed produkcyjnym uruchomieniem Oprogramowania wspólnie ze specjalistami Zamawiającego, obejmująca co najmniej konfigurację i uruchomienie Oprogramowania zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz szkolenia dla Głównych Użytkowników Zamawiającego. Wdrożenie może obejmować znacznie szerszy zakres usług, a uzgodniony przez strony jago zakres i kosztorys przedstawiony jest w dodatkowej ofercie.

Infrastruktura Wykonawcy – posiadana i wynajmowana przez Wykonawcę informatyczna infrastruktura sprzętowa, sieciowa i systemowa wykorzystywana do świadczenia Usług AMAGE24 w tym w szczególności tzw. zasoby chmurowe takie jak: Amazon Web Services („AWS”), Google Cloud Platform („GCP”), Microsoft Azure („AZURE”) lub Alibaba Cloud („ALIBABA”).

Infrastruktura Zamawiającego – eksploatowana przez Zamawiającego infrastruktura informatyczna, obejmująca współpracujące ze sobą oprogramowania, bazy danych, infrastrukturę sprzętową, serwery i systemy łączności, stanowiąca własność Zamawiającego, lub do którego przysługują mu autorskie prawa majątkowe lub prawo do korzystania na podstawie umowy licencyjnej wraz z prawami własności intelektualnej, w tym w szczególności sprzęt komputerowy oraz infrastruktura teleinformatyczna.

Główny Użytkownik – wyznaczona przez Zamawiającego osoba o odpowiednich kompetencjach, której rolą jest uzgadnianie z Wykonawcą funkcjonowania Oprogramowania w danym obszarze; Oczekiwane jest, że w każdym istotnym obszarze zastosowań Oprogramowania Zamawiający wyznaczy Głównego Użytkownika. Główni Użytkownicy są szkoleni w ramach minimalnego zakresu Wdrożenia i ich rolą jest późniejsze szkolenie końcowych użytkowników Oprogramowania.

Instrukcja – instrukcja instalacji, obsługi i użytkowania Oprogramowania, udostępniona Zamawiającemu w postaci elektronicznej.

Licencja – niewyłączne prawo do korzystania z Oprogramowania przyznawane na czas trwania Subskrypcji na warunkach opisanych w § 10 OWZ.

Instalacja – miejsce użytkowania Oprogramowania przez Zamawiającego określone w Ofercie. Zamawiający może użytkować Oprogramowanie w wielu miejscach jako osobne Instalacje, o ile przewiduje to Umowa lub na podstawie innej umowy.

Siła Wyższa – nadzwyczajne zdarzenie zewnętrzne, niezależne od woli Stron, któremu dana strona nie mogła zapobiec uprzednim podjęciem realnie dostępnych środków, w szczególności takie jak: pożar, powódź, trzęsienie ziemi, działanie żywiołów i sił natury, działania wojenne, terroryzm, rebelie lub rewolucje, strajki itp.

Strona Internetowa – strona internetowa www.amage24.com oraz strony podrzędne w pod-domenach np. www.amage24.com

§ 2. Zawarcie Umowy

Przedmiotem Umowy jest uruchomienie przez Wykonawcę Usług AMAGE dla Zamawiającego, w tym w pierwszym etapie zrealizowanie Wdrożenia Oprogramowania z wykorzystaniem Infrastruktury Wykonawcy.
Zasady realizacji Wdrożenia, zakres udzielanej Zamawiającemu Licencji oraz sposób realizacji Subskrypcji Oprogramowania określa Umowa.
Zawarcie Umowy pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą następuje poprzez akceptację regulaminów podczas rejestracji użytkownika w systemie AMAGE24.
Zawarcie Umowy następuje z chwilą potwierdzenia rejestracji użytkownika w Usługach AMAGE24..
Poprzez akceptację regulaminów podczas rejestracji Zamawiający oświadcza, iż zapoznał się z treścią niniejszych OWZ stanowiących integralną część Umowy i akceptuje ich treść.
Szczegółowy zakres oraz harmonogram Wdrożenia wraz ze szkoleniami, a także warunki realizacji Subskrypcji, rozpoczynającej się po odbiorze Wdrożenia, określone są w dodatkowej ofercie przygotowywanej na żądanie Zamawiającego.

§ 3. Oświadczenia stron

Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie, niczym nie ograniczone i nieobciążone prawa do Oprogramowania oraz niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie jego wdrażania i udostępniania w wersji SaaS.
Zamawiający oświadcza, że rozumie zasady użytkowania Oprogramowania w wersji SaaS, zapewni użytkownikom odpowiedni sprzęt komputerowy oraz bezpieczny dostęp do Internetu zgodnie z wymaganiami określonymi w Dokumentacji Technicznej.

§ 4. Obowiązki Wykonawcy

Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot Umowy zgodnie z ustalonymi w Umowie warunkami, z wykorzystaniem swojego doświadczenia branżowego, stosownie do zasad wiedzy fachowej oraz zgodnie z najlepszymi praktykami w obszarze prowadzenia Wdrożenia.
Wykonawca może realizować przedmiot Umowy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym wykonywać prace zdalnie.
Wykonawca zobowiązuje się uzgadniać z Zamawiającym terminy realizacji Wdrożenia i dołożyć wszelkich rozsądnych starań w celu wykonania Wdrożenia w sposób niezakłócający bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednią jakość mechanizmu SaaS, aby umożliwić Zamawiającemu niezakłócony dostęp do Oprogramowania w czasie trwania Subskrypcji.

§ 5. Obowiązki Zamawiającego

Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w zakresie wykonania Umowy, w szczególności na etapie Wdrożenia poprzez udzielanie i udostępnianie Wykonawcy niezbędnych informacji i dokumentów potrzebnych do realizacji Wdrożenia, w szczególności do współpracy z Wykonawcą w przygotowaniu danych początkowych.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające lub będące w związku z nieprawidłowym działaniem oraz brakiem zabezpieczeń infrastruktury komunikacyjnej zapewnionej przez Zamawiającego, w szczególności Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za bezpieczeństwo techniczne urządzeń komputerowych i infrastruktury komunikacyjnej dostarczonej mu przez Zamawiającego.
Zamawiający odpowiedzialny jest za:

eksploatację Oprogramowania zgodną z udostępnioną Dokumentacją Techniczną,
nadawanie uprawnień do Oprogramowania i przeprowadzanie kontroli dostępu do Oprogramowania,
poprawność danych wejściowych,
zapewnienie odpowiedniej informacji i przeszkolenie użytkowników końcowych w zakresie praktycznych umiejętności korzystania z Oprogramowania.

§ 6. Warunki realizacji i odbioru Wdrożenia

Zakres Wdrożenia mającego na celu uruchomienie wersji produkcyjnej Oprogramowania, został szczegółowo przedstawiony na Stronie Internetowej. Wynagrodzenie za usługi wdrożeniowe oraz termin realizacji określone są również na Stronie Internetowej.
Na pisemne żądanie (forma pisemna pod rygorem nieważności) Zamawiającego, złożone w odrębnym zleceniu podpisanym przez właściwie umocowanych reprezentantów, zaakceptowane pisemnie przez Wykonawcę (forma pisemna pod rygorem nieważności), Wykonawca świadczyć będzie na rzecz Zamawiającego dodatkowe usługi konsultacyjno-wdrożeniowe lub szkoleniowe, nieobjęte przedmiotem Umowy. Zamówienie będzie każdorazowo obejmowało określenie przedmiotu tych usług oraz terminu ich wykonania. Wynagrodzenie za te usługi będzie ustalane zgodnie z obowiązującym cennikiem usług zamieszczonym na Stronie Internetowej.

§ 7. Wynagrodzenie

Ceny za poszczególne elementy Usług AMAGE24 przedstawione są na Stronie Internetowej.
Obowiązujące są podane ceny netto, do których dodawany jest podatek od towarów i usług (VAT) zgodnie ze stawką obowiązującą w dniu wystawienia faktury;
Terminy wystawiania faktur oraz ich płatności zawiera strona internetowa.
Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu odbiorcy.
Wynagrodzenie jest płatne na rachunek bankowy Wykonawcy podany na fakturze lub za pomocą środków elektronicznej płatności (np. PayPal, Transakcja kartą kredytową, portale płatności) dostępnych w Usługach AMAGE24.

§ 8. Odpowiedzialność Wykonawcy i kary umowne

Strony zgodnie ustalają, że nie będą ponosić odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji swoich obowiązków wynikających z Umowy, będących skutkiem Siły wyższej.
Strony Umowy postanawiają, iż Wykonawcy nie można postawić zarzutu braku należytej staranności przy realizacji przedmiotu Umowy, jeżeli wynika to z:
1. działania sił przyrody;
2. nieudzielenia informacji, udzielenia niepełnej, niespójnej lub wprowadzającej w błąd informacji przez Zamawiającego, bądź nieudostępnienia Wykonawcy przez Zamawiającego dokumentów istotnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu Umowy, których udzielenia lub udostępnienia zażądał Wykonawca;
3. możliwości funkcjonalnych Oprogramowania, określonych Dokumentacją Techniczną.

§ 9. Okres obowiązywania, rozwiązywanie Umowy

Umowa podpisywana jest na czas nieokreślony.
Umowa w zakresie Subskrypcji może być – po upływie określonego w Ofercie Minimalnego Okresu Subskrypcji – wypowiedziana przez Zamawiającego z 30-dniowym terminem wypowiedzenia.
Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron w każdym czasie.
Każda ze Stron jest upoważniona do odstąpienia od Umowy w przypadku, gdy druga Strona rażąco narusza warunki Umowy. Warunkiem odstąpienia od Umowy jest nieskuteczność uprzedniego, pisemnego wezwania Strony naruszającej Umowę do zaniechania naruszeń w terminie nie krótszym niż 5 (pięć) Dni Roboczych.
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy bądź faktycznej rezygnacji Zamawiającego z dalszej realizacji Wdrożenia określonego Umową, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia za dotychczas wykonaną przez niego część przedmiotu Umowy, a także kwotę równą Opłacie abonamentowej należnej Wykonawcy za Minimalny Okres Subskrypcji. Art. 644 Kodeksu cywilnego nie stosuje się.
W przypadku rozwiązania Umowy przez Strony lub odstąpienia przez Wykonawcę od Umowy bądź faktycznej rezygnacji Wykonawcy z dalszej realizacji Umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zwróci Zamawiającemu wszystko co ten mu świadczył tytułem wykonywania przedmiotu Umowy.

§ 10. Własność intelektualna – licencja na użytkowanie Oprogramowania

Wykonawca oświadcza, że przysługują mu majątkowe prawa autorskie do Oprogramowania w pełnym zakresie bez jakichkolwiek ograniczeń na rzecz osób trzecich.
W ramach świadczenia Usług AMAGE24, Wykonawca udziela Zamawiającemu odpłatnej, niewyłącznej i nieprzenaszalnej licencji na korzystanie z Oprogramowania na czas trwania Subskrypcji i na warunkach określonych w niniejszym paragrafie.
Udzielenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego uprawnienia do korzystania z Oprogramowania w zakresie określonym w Umowie następuje z chwilą uiszczenia pierwszej transzy Opłaty Abonamentowej.
Zamawiający wyraża zgodę i gwarantuje, że Oprogramowanie będzie używane wyłącznie przez Zamawiającego bezpośrednio w prowadzonej przezeń działalności gospodarczej zgodnie z przeznaczeniem Oprogramowania.
Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że Oprogramowanie oraz wszelkie prawa autorskie, tajemnice handlowe i inne uprawnienia, prawa, tytuły i korzyści stanowią wyłączną własność Wykonawcy, oraz że zawarcie umowy licencyjnej nie jest podstawą do uzyskania przez Zamawiającego żadnych praw, tytułów lub korzyści w związku z Oprogramowaniem innych niż niewyłączne prawo do korzystania z Oprogramowania zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym dokumencie. Wykonawca posiada wyłączne prawo własności oraz wyłączne prawo do modyfikowania, tłumaczenia oraz adaptacji Oprogramowania oraz do wprowadzania wszelkich innych ulepszeń i usprawnień, które będą wykonywane, dostarczane, instalowane lub opłacane na rzecz lub w imieniu Zamawiającego na odrębnie ustalonych zasadach.
Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że dane wprowadzane przez Zamawiającego do baz danych Oprogramowania przechowywane są w na Infrastrukturze Wykonawcy, zdefiniowanej w § 1 OWZ.
Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że informacje zawarte w Oprogramowaniu są poufne i zawierają tajemnice handlowe oraz informacje zastrzeżone stanowiące własność Wykonawcy, jak również, że umieszczenie wzmianki o Prawie własności intelektualnej na medium zawierającym Oprogramowanie nie stanowi publikacji, ani w inny sposób nie umniejsza poufności. Zamawiający podejmie wszelkie właściwe środki konieczne do ochrony prawa własności Wykonawcy i poufności Oprogramowania, a w szczególności:
1. udostępni Oprogramowanie swoim pracownikom, przedstawicielom i stronom trzecim wyłącznie w zakresie pozwalającym na wykonanie ich zwykłych usług na rzecz Zamawiającego pod warunkiem, że osoby te będą postępować zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu,
2. będzie współpracował z Wykonawcą w egzekwowaniu przestrzegania postanowień niniejszego paragrafu przez pracowników, przedstawicieli i strony trzecie,
3. nie będzie dekompilować, modyfikować, zmieniać struktury Oprogramowania,
4. nie będzie tłumaczył, przystosowywał, zmieniał układu, powielał lub dokonywał jakichkolwiek innych zmian Oprogramowania.
W przypadku naruszenia autorskich praw majątkowych Wykonawcy, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty Wykonawcy kary umownej w wysokości 50.000,00 zł za każdy przypadek naruszenia, zaś Wykonawca uprawniony będzie do natychmiastowego wypowiedzenia Umowy.
W przypadku gdy szkoda Wykonawcy przewyższa wysokość kary umownej, o której mowa w ust. 8 powyżej, Wykonawca ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
Zamawiający zobowiązuje się do:
1. sprawdzenia poprawności działania Oprogramowania,
2. eksploatacji Oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem i dostarczoną Instrukcją, wyłącznie na sprzęcie i oprogramowaniu systemowym, którego typ i wymagania minimalne określa Dokumentacja Techniczna,
3. korzystania z Oprogramowania do wyłącznego użytku własnego. Dzierżawa, najem lub użyczenie Oprogramowania osobom trzecim są niedozwolone.
Niniejszym wyklucza się wszelkie gwarancje, rękojmie lub warunki wyraźne lub dorozumiane, wynikające z prawa, zwyczaju, a w szczególności wszelkie gwarancje przydatności do sprzedaży i do celu lub bezbłędności i nieprzerwanego działania.
Wykonawca w żadnym przypadku nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody związane z korzystaniem z Oprogramowania, jego awariami, błędami – w tym za utratę zysku, rzeczywiste straty, zakłócenia w pracy przedsiębiorstwa, utratę informacji lub inne straty finansowe – stanowiące następstwo używania lub braku możliwości używania Oprogramowania, nawet jeśli Wykonawca został poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z Oprogramowania.
Łączna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego lub jakiejkolwiek innej strony za jakąkolwiek stratę wynikającą z jakichkolwiek roszczeń lub działań wynikających z udzielonej licencji lub w jakikolwiek sposób związanych z realizacją Usług AMAGE24 nie może przekroczyć łącznej wysokości lub Opłaty Abonamentowej za użytkowanie Oprogramowania za okres 6 miesięcy.
Wykonawca ma prawo do wypowiedzenia licencji udzielonej w ramach Umowy na podstawie trzydziestodniowego (30 dni kalendarzowych) pisemnego wypowiedzenia, na koniec kolejnego miesiąca, jeżeli Zamawiający nie dotrzyma jakiegokolwiek zobowiązania określonego w niniejszym dokumencie, a następnie nie naprawi takiego naruszenia w sposób zadowalający Wykonawcę w terminie czternastu (14) dni kalendarzowych po otrzymaniu wypowiedzenia.
Wygaśnięcie lub wypowiedzenie licencji nie zwalnia Zamawiającego ze zobowiązań wymienionych w § 10 OWZ dotyczących poufności Oprogramowania, które to zobowiązania nie wygasają wraz z wygaszeniem praw licencyjnych.
Udzielona licencja wraz z wynikającymi z niej uprawnieniami i obowiązkami Zamawiającego nie może być przenoszona, przekazana, sprzedana, użyczana lub w inny sposób odstąpiona przez Zamawiającego bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody Wykonawcy.

§ 11. Subskrypcja

Usługi AMAGE, świadczone przez Wykonawcę po zakończeniu Wdrożenia, wedle zasad określonych Umową, obejmują:
1. Subskrypcję uprawniającą do czasowego – w okresie obowiązywania Umowy – korzystania z Oprogramowania wyłącznie w ramach Instalacji, na zasadach opisanych w Umowie;
2. Dostarczanie aktualizacji Oprogramowania (update) w ramach Usług AMAGE24 obejmujące, w zakresie zgodnym z zakupioną wersją Oprogramowania następujące elementy:
  1. Unowocześnienia techniczne – rozwój Oprogramowania pod kątem podwyższenia technicznej jakości pracy Oprogramowania, zgodnie z założeniami przyjętymi przez Wykonawcę;
  2. Zmiany funkcjonalne w Oprogramowaniu, polegające na rozbudowie i wprowadzeniu nowych funkcji do Oprogramowania, zgodnie z założeniami przyjętymi przez Wykonawcę.
3. Dostarczanie najnowszej wersji Oprogramowania (upgrade) – udostępnienie do Zamawiającego (najnowszej wersji Oprogramowania dostępnej dla ogółu klientów Wykonawcy korzystających z Oprogramowania) objęte usługą AMAGE24, zgodnie z zakupioną wersją do subskrybowanego Oprogramowania;
4. Usługi wsparcia technicznego dla Oprogramowania w ramach Usług AMAGE24 obejmujące, w zakresie zgodnym z zakupioną wersją usługi, zdalne udzielanie Zamawiającemu konsultacji, związanych z korzystaniem z Oprogramowania w abonamencie na zasadach określonych zgodnie z § 12 OWZ.
Usługi AMAGE mogą obejmować inne elementy, niewymienione w Umowie, o ile są wyszczególnione, opisane i wycenione w dodatkowej ofercie.
Wykonawca określa listę Oprogramowania objętego usługami AMAGE24. Usługami AMAGE24 objęte są aktualne wersje Oprogramowania, które zostały udostępnione Zamawiającemu.
Subskrypcja jest zamawiana na czas nieokreślony i nie może być wypowiedziana przed upływem Minimalnego Okresu Subskrypcji.
Warunkiem świadczenia Subskrypcji jest zakończenie i rozliczenie Wdrożenia na zasadach określonych Umową oraz uiszczenie stosownej Opłaty Abonamentowej, na warunkach określonych w Ofercie.
Dostęp Zamawiającego do baz danych za pomocą Oprogramowania możliwy jest wyłącznie pod warunkiem opłacenia każdej kolejnej wymagalnej transzy Opłaty Abonamentowej.
W razie braku uiszczenia miesięcznej transzy Opłaty abonamentowej w terminie, dostęp do Oprogramowanie jest wyłączany do czasu uregulowania wszelkich zaległych transz Opłaty Abonamentowej wraz z naliczonymi odsetkami.
Wraz z utratą prawa do korzystania z Subskrypcji, Zamawiający traci uprawnienia do wszelkich pozostałych świadczeń Wykonawcy w ramach Usług AMAGE. Po rezygnacji ze świadczenia Usług AMAGE wszelkie uprawnienia do Usług AMAGE wygasają.
Usługi administrowania Oprogramowaniem, w zakresie zgodnym z wykorzystywaną wersją Oprogramowania obejmują zapewnienie bieżącego dostępu do najnowszych aktualizacji Oprogramowania, zapewnienie nieprzerwanego działania aplikacji serwerowych w chmurze (za wyjątkiem okresów czasowych przerw w dostępie do Oprogramowania w celu przeprowadzenia prac konserwacyjnych, a ponadto w celu wymiany, rozbudowy lub konfiguracji Infrastruktury Wykonawcy służącej do funkcjonowania Oprogramowania), informowanie Zamawiającego o wprowadzonych unowocześnieniach technicznych i zmianach funkcjonalnych w Oprogramowaniu.
Warunkiem korzystania z Subskrypcji, jest posiadanie przez Zamawiającego stałego połączenia z siecią Internet i spełnienia odrębnych wymogów przewidzianych Dokumentacją Techniczną, w szczególności w zakresie systemu operacyjnego na odpowiednich stacjach roboczych i urządzeniach mobilnych.
Usługi wsparcia technicznego dla Oprogramowania dostępne są wyłącznie dla wyznaczonych i przeszkolonych przez Wykonawcę pracowników Zamawiającego. Ogólne zasady świadczenia wsparcia technicznego opisane są w § 12 OWZ. Usługi wsparcia technicznego świadczone są w Dni Robocze.
Nieuregulowanie przez Zamawiającego jakiejkolwiek należności z tytułu wykonywania Umowy, w szczególności brak terminowego regulowania Opłaty Abonamentowej, skutkuje możliwością natychmiastowego wstrzymania świadczenia wszelkich usług przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, do dnia zapłaty. Jeżeli należność nie zostanie uregulowana w terminie 30 dni od terminu płatności, Wykonawca ma prawo odstąpienia na przyszłość od Umowy i żądania kary umownej w wysokości jednomiesięcznej Opłaty abonamentowej. Prawo odstąpienia od Umowy przysługuje do dnia wygaśnięcia okresu jej obowiązywania. W wypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę w takiej sytuacji kwoty dotychczas uiszczone nie podlegają zwrotowi.
Zamawiający zobowiązany jest na podstawie Umowy do utrzymania Subskrypcji co najmniej przez Minimalny Okres Subskrypcji i nie jest uprawniony do wcześniejszej rezygnacji z usług. Oznacza to, że przez ten okres Zamawiający ma obowiązek terminowego wnoszenia Opłaty Abonamentowej, niezależnie od tego czy korzysta z Oprogramowania.
Wykonawca, za jednomiesięcznym terminem powiadomienia, zastrzega sobie prawo do wstrzymania możliwości rozszerzania usługi (sprzedaży dodatkowych opcji lub dodatkowych stanowisk), wstrzymania dostarczania nowych wersji Oprogramowania w ramach usługi AMAGE oraz nieprzedłużania usługi AMAGE na kolejny okres.
Zamawiającemu przysługuje prawo korzystania z Oprogramowania, z zastrzeżeniem ograniczeń powyższych, przez cały okres obowiązywania Umowy.
Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usług lub jakiekolwiek szkody, które zaistniały z przyczyn innych niż zawinione wyłącznie przez Wykonawcę.
Wyłącza się jakąkolwiek dalej idącą odpowiedzialność Wykonawcy w związku z zawarciem Umowy, w szczególności wyłącza się odpowiedzialność z tytułu rękojmi. Zakres uprawnień nabywanych przez Zamawiającego, odpowiedzialność twórcy i producenta Oprogramowania, związaną z korzystaniem z Oprogramowania, w szczególności odpowiedzialność za funkcjonalność Oprogramowania i ewentualne wady, określone są w § 10 OWZ. W każdym wypadku odpowiedzialność Wykonawcy związana z realizacją usług AMAGE jest ograniczona do szkody rzeczywistej i bezpośredniej i nie będzie przekraczała łącznie wysokości Opłaty abonamentowej należnej za Minimalny Okres Subskrypcji.

§ 12. Ogólne zasady realizacji wsparcia technicznego

Odbiór zgłoszenia: zgłoszenie wysłane na monitorowaną skrzynkę odbiorczą „support@amage24.com” lub przez portal wsparcia dostępny przez stronę internetową Wykonawcy (www.amagesystems.pl link „Service Desk”) jest weryfikowane przez dedykowane osoby po stronie Wykonawcy.
Zgłoszenie powinno zawierać szczegółowy opis przedmiotu zgłoszenia oraz, w miarę możliwości, podejrzewaną przyczynę zdarzenia lub inne informacje, które mogą mieć znaczenie dla realizacji prac.
Zgłoszenie mogą zrealizować tylko osoby, które zostały wyznaczone przez Zamawiającego do realizacji takich czynności. Wymagane jest posiadanie konta w systemie wsparcia Wykonawcy. Wykonawca bezpłatnie utworzy takie konta dla wyznaczonych osób ze strony Zamawiającego.
Zgłoszenia przez komunikację e-mail muszą również pochodzić z wyznaczonych adresów poczty elektronicznej. Zgłoszenie, w momencie rejestracji w systemie, otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, co umożliwia raportowanie prac i zachowanie ciągłości korespondencji dotyczącej zgłoszenia w systemie Service Desk. Wymagane jest, aby wszelka korespondencja dotycząca zgłoszenia zawsze posiadała w temacie nadany numer identyfikacyjny.
Rejestracja zgłoszenia: Zgłoszenie jest rejestrowane przez Wykonawcę/Service Desk, a ten fakt jest potwierdzony przez system Service Desk za pośrednictwem e-mail do osoby zgłaszającej.
Weryfikacja zgłoszenia: Zgłoszenie jest weryfikowane pod względem krytyczności oraz typu zgłoszenia i przydzielane do odpowiedniego konsultanta.
Jeżeli zgłoszenie nie zawiera niezbędnych danych potrzebnych do rozpoczęcia lub kontynuacji obsługi zgłoszenia przez Wykonawcę, Wykonawca powiadomi Zamawiającego o tym fakcie wskazując wszystkie braki, które powinny zostać uzupełnione. Zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie przesłać zgłoszenie uzupełnione o wymagane informacje.
Obsługa zgłoszenia: konsultant dedykowany do obsługi Zgłoszenia przystępuje do realizacji prac w możliwie najkrótszym czasie, zgodnie z priorytetami zgłoszeń i w ramach godzin świadczenia pracy dla Zamawiającego oraz wykonuje prace zgodnie z warunkami Umowy.
Redukcja błędu: dla trudnych przypadków, gdzie na etapie weryfikacji konsultant stwierdzi brak możliwości usunięcia problemu w ramach standardowego czasu realizacji, zostanie podjęta próba znalezienia rozwiązania realizującego dany proces biznesowy w alternatywny sposób; jeżeli będzie on akceptowalny dla Zamawiającego, to zostanie wdrożony.
Zamawiający może przesunąć termin rozpoczęcia obsługi zgłoszenia o czas niezbędny do zabezpieczenia posiadanych przez niego danych, w przypadku gdyby podjęcie realizacji zadania wiązało się z ryzykiem utraty tych danych.
Ze względu na krytyczność występujących problemów wyszczególnia się następujące kategorie zgłoszeń:
1. Awaria – Oprogramowanie nie pozwala realizować głównych procesów biznesowych,
2. Błąd – Oprogramowanie wykazuje w trakcie realizacji procesów biznesowych błąd, który nie uniemożliwia realizacji głównych procesów biznesowych,
3. Usterka – Oprogramowanie realizuje funkcje niezgodnie z instrukcją obsługi lub zdefiniowanymi procesami biznesowymi,
4. Wsparcie inne – nowe oczekiwania do ewentualnej płatnej realizacji (modyfikacje, nowe funkcjonalności, dostosowania).

§ 13. Ochrona danych osobowych

W związku z realizacją Umowy Wykonawca może gromadzić, wykorzystywać, przesyłać, przechowywać (przetwarzać) informacje, które można powiązać z konkretnymi osobami (dalej „Dane osobowe Zamawiającego”) powierzone mu przez Zamawiającego jako administratora w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”), na zasadach określonych Rozporządzeniu oraz w innych przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Celem powierzenia przetwarzania Danych osobowych Zamawiającego przez Wykonawcę jest wyłącznie realizacja przedmiotu Umowy.
Zakres powierzanych Danych osobowych Zamawiającego obejmuje dane osobowe niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy, w szczególności mogące dotyczyć pracowników Zamawiającego, oraz innych osób fizycznych, których Dane osobowe są konieczne do realizacji przedmiotu Umowy, a dla których Zamawiający jest administratorem danych osobowych lub jest upoważniony do przekazania ich danych Wykonawcy. Dane osobowe Zamawiającego mogą obejmować: imię/imiona, nazwisko, adres służbowy, informacje o posiadanych uprawnieniach i szkoleniach oraz wszelkie podobne informacje.
Zamawiający oświadcza, że powierzane Dane osobowe Zamawiającego zostały zgromadzone zgodnie z obowiązującym prawem.
Wykonawca zobowiązuje się przy przetwarzaniu powierzonych przez Zamawiającego danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w Rozporządzeniu (w szczególności art. 32 Rozporządzenia) oraz w odpowiednich przepisach prawa i na poziomie zabezpieczeń nie niższym niż wymagane przepisami powszechnie obowiązującego prawa, zgodnie z Polityką Ochrony Danych Osobowych obowiązującą u Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązany jest w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony Danych osobowych Zamawiającego powierzonych mu na podstawie Umowy, prowadzonych w szczególności przed organem nadzorczym, organami administracji publicznej, policją lub przed sądami.
Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu na każde jego żądanie pisemnej informacji, dotyczącej wszelkich Danych osobowych Zamawiającego, których przetwarzanie zostało mu powierzone na podstawie Umowy.
Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania Wykonawcy zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia w zakresie przetwarzania powierzonych Danych osobowych Zamawiającego, co do zgodności z odpowiednimi przepisami prawa.
Wykonawca zobowiązuje się zastosować zalecenia Zamawiającego dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia Danych osobowych Zamawiającego oraz sposobu ich przetwarzania, sformułowane w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Zamawiającego oraz usunąć wszelkie uchybienia stwierdzone podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.
Po odwołaniu przez Zamawiającego zgody na przetwarzanie powierzonych Umową Danych osobowych Zamawiającego lub zajściu innych okoliczności powodujących wygaśnięcie Umowy, Wykonawca niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia wezwania przez Zamawiającego, zniszczy wszystkie pozostające w jego posiadaniu kopie powierzonych Danych osobowych Zamawiającego, zgromadzone na wszelkich technologicznie możliwych nośnikach oraz złoży w tym zakresie stosowne oświadczenie.

§ 14. Publikacje marketingowe

Strona, za uprzednią zgodą drugiej Strony, ma prawo do umieszczenia danych identyfikujących drugą Stronę, a w szczególności jej firmy i jej logo, na swojej liście referencyjnej, swoim serwisie internetowym, kanałach społecznościowych, a także w ramach publikacji studiów przypadków.
Druga Strona jest uprawniona do żądania zmiany nieprawdziwych lub dezinformujących informacji zamieszczonych w publikacjach, o których mowa w ust. 1 oraz do aktualizacji danych identyfikujących, o których mowa w tym punkcie.

§ 15. Postanowienia końcowe

Zamawiający nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Wykonawcy (forma pisemna pod rygorem nieważności) przenieść jakichkolwiek praw ani wierzytelności wynikających z Umowy na rzecz osoby trzeciej.
Wykonawca nie może bez uprzedniej zgody Zamawiającego przenieść jakichkolwiek praw ani wierzytelności wynikających z Umowy na osobę trzecią.
Wszelkie zmiany zawartej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego.
Wszelkie spory wynikłe między Stronami związane z zawarciem lub wykonaniem niniejszej Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia, Strony zgodnie poddają ewentualne spory pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Wykonawcy.